Administrar una comunidad de propietarios no es solo convocar juntas y gestionar averías. En el centro de todo está el rigor en la gestión económica. Porque las cuentas son las cuentas, y deben estar siempre inmaculadamente claras.

Una comunidad de propietarios es, en esencia, una entidad con ingresos y gastos que deben gestionarse con rigurosidad. Cada euro que entra y sale tiene que estar bien justificado. Si no hay control, si no se comparan presupuestos, si no se planifican los gastos, al final la comunidad acaba pagando más de lo necesario. Y eso, inevitablemente, repercute en los propietarios.

Los mejores administradores de comunidades lo saben bien, y no se limitan a gestionar incidencias. Además:

• velan por la estabilidad financiera de la comunidad,
• controlan cada partida de gasto,
• y buscan siempre la mejor relación calidad-precio en cada servicio.

Porque un buen administrador de fincas no solo debe ser un buen gestor: debe ser el guardián de la economía de la comunidad.

¿Has tenido o tienes dudas sobre cómo se llevan las cuentas de tu comunidad?

A continuación te explico los problemas más comunes y lo que pueden suponer a largo plazo.

Cuentas de la comunidad que no cuadran

A veces, los propietarios reciben un balance y sienten que los números no encajan. No es necesariamente un problema de mala intención, pero sí de falta de rigor. Errores en la contabilidad, falta de desglose en los gastos, importes mal imputados… Todo esto puede hacer que un propietario se pregunte: ¿Por qué hemos pagado tanto? ¿Dónde ha ido ese dinero?

Consecuencia: Si las cuentas no son claras, las dudas empiezan a surgir. Y cuando hay dudas sobre el dinero, la convivencia en la comunidad se resiente. Lo peor que puede pasar en una comunidad de propietarios es que haya sospechas de mala gestión o, en el peor de los casos, de algo peor.

Como ejemplo está este caso de un administrador que estafó a su comunidad.

Presupuestos que no se comparan

Una de las funciones clave de un administrador de fincas es asegurarse de que la comunidad no pague más de lo necesario. Pero, ¿qué pasa si no se comparan presupuestos? Puede que se esté contratando siempre a los mismos proveedores sin verificar si hay mejores opciones en el mercado.

¿Podríamos haber conseguido el mismo servicio por menos? ¿O uno mejor por el mismo precio?

Consecuencia: La comunidad puede estar perdiendo dinero sin darse cuenta. Y lo peor es que muchas veces ni siquiera lo sabe. Un buen administrador debe solicitar y comparar varias ofertas antes de contratar un servicio. Lo explicamos aquí con detalle.

Gastos de la comunidad descontrolados

No se trata solo de comparar presupuestos. Se trata de hacer una gestión eficiente. En algunas comunidades, hay gastos que podrían reducirse con una planificación adecuada:

• Seguros con coberturas duplicadas
• Gastos de mantenimiento excesivos para servicios que no se utilizan
• Reparaciones que podrían haberse previsto antes de convertirse en urgencias costosas

Consecuencia: Una comunidad que no optimiza sus gastos es una comunidad que acaba pagando más. Y ese dinero sale del bolsillo de cada propietario.

Falta de acceso a la información económica

En pleno siglo XXI, cualquier propietario debería poder acceder fácilmente a la contabilidad de su comunidad. Pero en muchos casos, esto no ocurre. No hay un sistema transparente de acceso a la información y los propietarios dependen de los informes que el administrador decide entregar.

Consecuencia: Se genera una barrera innecesaria entre los propietarios y su dinero. Una administración moderna debe permitir que cualquier propietario pueda consultar los movimientos de la comunidad en cualquier momento.

¿Cómo evitamos todo esto en Almendros?

El dinero es un tema delicado, y obviamente nadie quiere pagar más de lo necesario. Por eso, en Almendros trabajamos con total transparencia:

• Cuentas claras y accesibles: los propietarios pueden consultar en cualquier momento el estado de las finanzas de la comunidad.
• Comparación de presupuestos: siempre buscamos la mejor opción, sin favoritismos.
• Optimización de gastos: revisamos cada partida para asegurarnos de que no se está malgastando el dinero.

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Si alguna vez te has preguntado «¿Dónde va el dinero de mi comunidad?», quizás es el momento de exigir una gestión más clara y eficiente.

Espero que esta lectura te haya sido interesante. Para estar al día de nuevos consejos de administración de fincas, busca a Almendros en LinkedIn, Instagram o YouTube, y síguenos.