Muchos clientes nos preguntan si los trámites a seguir para hacer un cambio en la Administración de la Comunidad son muy complicados y/o requieren mucho papeleo y gestiones.
Dado que ciertos trámites burocráticos suelen comportar mucho trabajo, la gente tiende a creer que cuando se trata de Comunidades de propietarios donde hay muchas personas implicadas, este trabajo se multiplica.
Esta creencia es errónea: cambiar de Administrador de Fincas y Comunidades es un trámite muy sencillo y rápido.
Los motivos por los cuales una Comunidad puede querer cambiar de Administrador de Fincas pueden ser múltiples: desatención por parte del actual administrador, precios sospechosamente altos, mala gestión y nula optimización de los gastos de la comunidad, poca transparencia en las cuentas, otras malas prácticas en la administración de comunidades, etc.
En este artículo te indicaremos todos los pasos que debes seguir para hacer correctamente el cambio de Administrador de Fincas de un modo sencillo, ágil y que, sobre todo, no implique ningún riesgo para la Comunidad de Propietarios, ya sea desde un punto de vista económico, como de eficiencia en las gestiones propias de administración.
Cambiar de Administrador de Fincas en Barcelona: paso a paso
¿Cómo cambiar de Administrador de Fincas?
Hacer un sondeo en la comunidad antes de echar al administrador
Como comentábamos al principio, en una Comunidad de propietarios hay muchas personas implicadas. En primer lugar sería conveniente comprobar que existe un descontento generalizado respecto a las actuaciones del Administrador de Fincas.
Lo más habitual es que los vecinos comenten en el rellano, en el ascensor, en el vestíbulo… los motivos por los que están descontentos con el administrador.
Sería conveniente consultar, en un primer momento, con los propietarios más veteranos o con los que se tiene más confianza. Si observas que sí existe una mayoría importante de personas descontentas es el momento que pasar al paso 2.
¿Sabías que de media reducimos un 12% los gastos en las fincas que Administramos?
Pedir presupuestos a varios Administradores de Fincas
Es muy importante que antes de tomar cualquier decisión de cambio de Administrador de Fincas quede establecido de forma muy clara cuál será el coste del nuevo.
Lo ideal es pedir varios presupuestos a otras Administraciones de Fincas y Comunidades de Propietarios, como mínimo tres, de manera que puedan compararse los precios y los servicios que cada uno ofrece.
Sería recomendable que cada uno de los propietarios pidiera un presupuesto, de modo que cuantos más presupuestos se presenten, la decisión final será lo más estudiada y consensuada posible.
Los presupuestos se emiten gratuitamente y no es complicado pedirlos.
También es recomendable que, aparte de solicitar un presupuesto por escrito, se mantenga una entrevista con cada uno de los candidatos propuestos, a fin de conocer su modus operandi, la disponibilidad, el horario y en general qué servicios de administración de fincas ofrecen.
Ten en cuenta que la decisión no debería ser únicamente económica, pues al final lo que más importa a largo plazo es: la calidad del servicio que se ofrece; la capacidad de constantemente aportar ideas que mejoren los ingresos y reduzcan los gastos de la comunidad; junto con el trato personal, la disponibilidad, y la rapidez en la resolución de incidencias; así como la buena o mala valoración que hacen sus clientes en internet.
¿Conoces las ventajas de que una empresa especializada gestione tus alquileres?
¿Cómo convocar una reunión de propietarios para cambiar el administrador?
Para realizar eso, tienes dos opciones:
Opción A: Puedes optar por solicitar que sea el actual Administrador de la Comunidad el que convoque a los propietarios para reunirse en Junta.
Opción B: Que sea el Presidente de la Comunidad el que convoque directamente a los propietarios a la Junta, sin comunicar ni convocar al Administrador de fincas. En esta reunión solo habrá un único punto en el orden del día: someter a votación el cambio de Administrador de Fincas.
Llega el momento de la decisión, ¿qué opción elegir de las dos anteriores?
Desde la experiencia de Almendros te recomendamos que, para las Comunidades de Propietarios con pocos propietarios, optes por la Opción B. Sin embargo, en fincas más grandes, donde hay muchos propietarios y no existe apenas relación entre ellos o incluso, en la mayoría de los casos, ni siquiera se conocen, escojas la opción A.
En la junta, e idealmente tras conocer a los candidatos a nuevo administrador, se deberán presentar los diferentes presupuestos solicitados.
Cada propietario debería explicar qué ofrece cada uno de los administradores y, una vez expuesto todo, se debe someter a votación el cambio.
En el caso de que la convocatoria se haya realizado por medio de la opción A, una vez votado y escogido el nuevo Administrador, el antiguo, presente en el acto, tomará nota y enviará el Acta de la Junta de Propietarios donde conste el acuerdo con el nombramiento del nuevo Administrador.
A partir de ese momento, los dos administradores harán todas las gestiones necesarias para el intercambio de la información de la comunidad.
Si has escogido la Opción B, los más habitual es que el nuevo administrador se encargue de redactar el Acta y, una vez firmada por el Presidente de la Comunidad, se envíe al antiguo Administrador cesado para que tenga constancia.
A partir de ese momento, los dos administradores harán todas las gestiones necesarias para el intercambio de la información de la comunidad.
Solicítanos presupuesto gratuito aquí
Traspaso de documentación con nuevo Administrador de fincas
Como indicábamos en el anterior paso, el administrador cesado hará entrega de toda la documentación de la Comunidad que obre en su poder.
El nuevo Administrador dará de alta a la Comunidad en su sistema y comunicará a los vecinos el cambio definitivo de administrador.
Revisión de documentación de la nueva comunidad a administrar
Es muy importante que el nuevo Administrador contratado, una vez tenga toda la documentación, la revise y la entre en el sistema.
Es imprescindible que, sobre todo, se compruebe que las cuentas económicas de ingresos y gastos son correctas, estén documentalmente justificadas, y cuadren exactamente con el saldo entregado o disponible en la cuenta bancaria de la Comunidad.
El nuevo Administrador de fincas convoca junta
Introducidos los datos en el sistema y revisadas las cuentas entregadas por el antiguo administrador, es el momento para:
- Convocar una junta para presentarse a todos los copropietarios.
- Aprobar las cuentas del administrador cesado.
- Explicar el funcionamiento del nuevo administrador.
- Proponer cambios o mejoras para reducir gastos.
Mejor un buen Administrador de fincas por conocer que uno malo conocido
Aproximadamente el proceso de cambio suele durar unos tres meses desde que sondeamos a los propietarios, hasta que se solicitan y se obtienen los presupuestos, se convoca la reunión, se acuerda y se llevan a cabo todas las gestiones propias del cambio, como son la comunicación y el traslado de documentos.
Es cierto que comunicar al antiguo Administrador que se le cesa de sus servicios puede ser un momento delicado, si bien lo importante no es el tiempo que hayan durado su servicios, sino la calidad de los mismos.
La decisión de cambiar de Administrador puede resultar muy beneficiosa en todos los sentidos para la Comunidad. No debes tener miedo ya que no se pierde documentación, no es económicamente costoso, y lo más importante, un buen administrador, debería conseguir reducir los gastos de la comunidad y ofrecer un buen servicio a sus clientes.
— xxx —
Esperamos que esta lectura te haya aportado el conocimiento necesario para llevar a cabo el cambio de Administrador de vuestra finca con la mayor agilidad posible.
Comparte este artículo con quiénes creas que les resultará útil leerlo, y recuerda que puedes estar al día de todo lo que publicamos si nos sigues en LinkedIn e Instagram.
