Son muchas las comunidades de propietarios que motivadas por las carencias del servicio que reciben de su administrador de fincas en Barcelona, llega un momento en el que seriamente se proponen cambiarlo.
Están cansados de que no se les trate como les gustaría, y una vez tienen el apoyo de la mayoría de los propietarios, se ponen manos a la obra a buscar uno nuevo.
Sobre lo que debes tener en cuenta, y el paso a paso a seguir para cambiar de administrador de fincas, ya te hemos hablado.
Pero el objetivo de este nuevo artículo que estás a punto de leer es otro.
Vamos explicarte, sintetizando mucho, los servicios que cualquier buena administración de fincas en Barcelona debe ofrecerte.
Una interesante lectura te ayudará a elegir la mejor entre todas la opciones que barajéis en tu comunidad.
Servicios administradores de fincas en Barcelona
Auditar los gastos de una comunidad de propietarios
Esto se hace cuando el nuevo administrador entra a trabajar con la comunidad. Es importante que se estudien y analicen los gastos variables y los fijos que asume la finca cada año: gastos de mantenimiento de ascensor, gastos de pólizas de seguros, gastos de limpieza, suministros, etc.
El análisis, si se hace bien, seguro que ayuda a revisar proveedores, servicios que se reciben, y rebajar sus costes. Con el paso de los años el mercado cambia, y lo que antes era más caro a día de hoy puede encontrarse por precios muy razonables, y una misma (o mejor) calidad.
Es bueno, cada cierto tiempo, estudiar en qué puntos se puede ahorrar sin perder en calidad de servicio.
¿Sabías que de media reducimos un 12% los gastos en las fincas que Administramos?
¿Cuándo se debe convocar la junta anual de propietarios?
Por ley es obligatorio hacer una al año. En ella el administrador debe: presentar las cuentas del ejercicio anterior, aprobar el presupuesto del ejercicio en curso, elegir nuevos cargos, y además tratar sobre los asuntos que interesen a los copropietarios.
Después de la junta, el administrador también debe redactar el acta.
Quizás te parezca que este punto es obvio y como tal no deberíamos incluirlo como servicio, pero en nuestros muchos años de experiencia nos hemos encontrado con comunidades que se reúnen cada 2 ó 3 años, porque el administrador “no ha encontrado el tiempo para convocar la junta”.
Es importante recordarte que, además de que es obligatorio realizar una reunión al año por ley, realizar estas juntas sirve para mantener a la comunidad saludable tanto económica como anímicamente.
Y una última cosa.
Las juntas debe poder realizarlas tanto presencias como por videoconferencia.
Controlar la morosidad de una comunidad de propietarios
El administrador de fincas debe encargarse de seguir a los copropietarios que no están al corriente de pago, con el objetivo de que se pongan al día. Además, también debe tratar de cerrar el ejercicio con todos los recibos cobrados.
Aunque parezca insólito, nos hemos encontrado diversidad de casos de administradores de fincas que en este sentido no hacen nada de nada.
Sobre morosidad, te puede interesar leer este artículo en el que te explicamos si los morosos pueden votar en las juntas.
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Emitir de los recibos de provisiones, pagos de proveedores y empleados de la finca
Igual que en el punto anterior te hablábamos de la importancia de cobrar, en este queremos centrar la atención en la importancia de pagar.
Debes ser consciente de que una comunidad de propietarios se parece a una empresa. Por lo tanto, hay que pagar a los proveedores y a los empleados en los plazos estipulados.
Si se quiere recibir un buen servicio, los porteros, los profesionales de la limpieza, la empresa que realiza el mantenimiento del ascensor, el jardinero, los operarios, etc., tienen que cobrar puntualmente.
Piensa que el administrador de fincas también gestiona la imagen de la comunidad de cara al exterior.
Nos hemos encontrado con casos, por mencionarte uno típico, en los que la empresa de ascensores, por ejemplo, lleva meses reclamando el cobro de sus facturas.
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Transparencia en la administración de fincas
En pleno siglo XXI, es crucial que en la página web del administrador de fincas haya una zona de acceso (con usuario y contraseña) para que todos los propietarios puedan comprobar que los cobros y los pagos están al día, y que las cosas se hacen con total transparencia.
Seguimiento de las averías comunitarias en estrecha colaboración con el presidente de la comunidad
Muchos administradores de fincas creen que con avisar y mandar al industrial o al paleta de turno, las cosas se arreglan solas.
Dependiendo del tipo de avería, antes de mandar al operario, es importante que un técnico la analice con detenimiento para valorar qué debe hacerse, y que una vez se tenga claro, alguien (normalmente el administrador) se encargue del seguimiento.
Un caso típico en las comunidades es el caso de las grietas. Suelen ser de dos tipos: las estéticas y las estructurales.
Si es una u otra lo va a determinar el arquitecto técnico y, dependiendo de la tipología de grieta, se deberá hacer un tipo de intervención u otra.
Sobre esta casuística escribimos un caso real de una finca que administramos en el Eixample de Barcelona.
Objetividad e imparcialidad para mediar en los conflictos entre propietarios
Es normal que entre propietarios nazcan conflictos provocados por la convivencia y el día a día. El administrador de fincas nunca deberá actuar guiado por simpatías o amiguismos.
Deberá ser imparcial y ceñirse a lo que dice la ley.
Siempre es bueno ser diplomático y actuar con pedagogía para hacer entender a las dos partes el contexto en el que se encuentran.
En estos casos, el papel del administrador de fincas es ser un mediador que encuentre soluciones objetivas, y vele por el bienestar de la comunidad.
Sobre este tema te recomendamos leer este otro artículo sobre conflictos en las comunidades de propietarios.
Contrastar presupuestos en una finca
El administrador de fincas no debe imponer el presupuesto de su industrial. Si lo hace, nuestro consejo es que desconfíes.
Es bueno que aporte varios presupuestos y permita que los copropietarios también lo hagan para, en una reunión, valorar y escoger el que los copropietarios crean conveniente.
Por ello, es recomendable que el administrador se encargue de presentar cuadros comparativos de los presupuestos y sus partidas, de cara a facilitar una valoración y selección objetiva.
Resolución rápida de incidencias en la finca
Un buen servicio de administración de fincas debe residir en prestar la mejor atención a los copropietarios, a sus necesidades y a sus urgencias.
El administrador de fincas deberá estar pendiente del teléfono y de los emails.
Cuando aparecen problemas, éstos deben solucionarse de forma rápida y eficaz, y siempre en contacto con el presidente de la comunidad. El administrador de fincas deberá gestionarlo todo. Los copropietarios no tienen que encargarse de nada.
Como caso real, puedes leer este artículo sobre lo desatendida que estaba una comunidad en una finca de Vía Augusta-Muntaner.
Medidas preventivas para el buen mantenimiento de la finca
A medida que los edificios cumplen años, necesitan de actuaciones de rehabilitación o mantenimiento.
Un buen administrador debería aportar, en la medida de lo posible, medidas preventivas para mantener el edificio en un buen estado de conservación.
Anticipándose y solucionando el problema antes de que aparezca se consigue: mantener mejor el edificio, ahorrar gastos innecesarios, y lo que tal vez es más importante, ganar en tranquilidad.
Ofrecer por lo menos estos 4 servicios cada año a la comunidad
Aunque considerados como básicos, no podíamos obviar los siguientes servicios que una buena administración de fincas debe ofrecer: Gestión económica; Gestión administrativa; Asesoramiento jurídico; Gestión de mantenimiento.
Precios de servicios de administración de fincas en Barcelona
Los precios que ofrezca una administración de fincas deben ajustarse, más o menos, a lo que estipula el Colegio de Administradores de fincas.
Por tanto, desconfía de los servicios extremadamente baratos y de los extremadamente caros.
Eso sí, cuando vayas a contratar los servicios de un administrador de fincas, antes de guiarte solo por el precio, asegúrate que cumple con el primer punto que te hemos mencionado, “Realizar una auditoría de los gastos ordinarios de la comunidad”.
Pregúntale sobre ello y que te explique casos reales de éxito.
De este modo, aunque de entrada pueda parecer que tenga un precio más elevado, si estudia las cuentas de la comunidad y ejecuta cambios, puede conseguir rebajar en un buen % los gastos fijos, lo que a la larga será mucho más interesante económicamente para todos los propietarios.
Junto a los anteriores, existe una serie de servicios complementarios que los mejores administradores de fincas también ofrecen a sus clientes.
Ejemplos de estos servicios serían los servicios de Agencia Inmobiliaria; o un buscador inmobiliario para consultas.
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